Privacy

Een gedragsreglement ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de in het persoonsregister opgenomen cliënten van ACCES Arbeidsdeskundigen VOF, hierna kortheidshalve aan te duiden als ACCES.
 

DEFINITIES

Artikel 1

Databank
De langs geautomatiseerde weg door ACCES verzamelde, vastgelegde en geordende persoonsgegevens, meestal opgenomen in dossier.

Gegevens
Gegevens die herleidbaar zijn tot een individuele (rechts)persoon.
 
Persoonsregistratie
De op basis van de Wet Persoonsregistraties door ACCES in stand gehouden registratie, welke langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd.

Registratiebeheerder
Degene die door ACCES is aangewezen als verantwoordelijk voor het beheer van de door ACCES gehouden persoonsregistratie.

Verstrekken van gegevens
Het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens voor zover zulks geheel of grotendeels steunt op gegevens welke in de door ACCES gehouden persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.

Wet
De Wet van 28 december 1988, houdende regels ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer in verband met persoonsregistraties (Wet Persoonsregistraties), aangevuld met de Wet bescherming persoonsgegevens die sinds 1-9-2001 van kracht is.
 

GEDRAGSCODE 

Artikel  2
Deze gedragscode stelt regels ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de in de persoonsregistratie opgenomen cliënten.

DOELSTELLING

Artikel 3

ACCES  is een dienstverlenende organisatie ten behoeve van preventieve activiteiten om uitval bij arbeid te voorkomen, arbeidsreïntegratie  en begeleiding bij ingrijpende loopbaanveranderingen. Daartoe zorgt ACCES voor een centraal registratiesysteem van cliënten


REGISTRATIEBEHEERDER

Artikel 4

ACCES  wijst voor de door haar gehouden persoonsregistratie een Registratiebeheerder aan.

ACCES is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de Registratiebeheerder.

De Registratiebeheerder heeft de volgende taken:
- het beheer van de door de ACCES gehouden Persoonsregistratie;
- het zorgdragen voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van gegevens.
 

CRITERIUM PERSOONSREGISTRATIE

Artikel 5

In de Persoonsregistratie worden gegevens opgenomen van personen die begeleid worden door of namens ACCES of door wier belangen door ACCES worden behartigd.

 

GEGEVENS PERSOONSREGISTRATIE

Artikel 6

De Persoonsregistratie kan van cliënt ten hoogste bevatten:
a. naam, adres- en woonplaatsgegevens, telefoon, fax en e-mail

b. geboorteplaats en datum
c. geslacht
d. nationaliteit
e. gegevens ter zake opleiding en ervaring
f. sofi-nummer

Correspondentie /documenten van:

a.(vorige) werkgever(s)
b.juridisch adviseur van cliënt
c.UVI/UWV
d.CWI
e.CV / sollicitatiebrief
f.vastgelegde afspraken tussen cliënt en ACCES


VERWIJDERING VAN GEGEVENS

Artikel 7

De geregistreerde gegevens worden in ieder geval vijf jaar na het begeleidingstraject uit de Databank verwijderd.

Wanneer door schoning van de gegevens slechts de naam, adres(sen) en geboortedatum overblijven, worden deze tegelijk met de gegevens uit de Databank verwijderd.


FUNCTIONERING PERSOONSREGISTRATIE

Artikel 8

De adviseurs van ACCES verschaffen de Registratiebeheerder de in de persoonsregistratie op te nemen gegevens, alsmede de wijzigingen die daarin dienen te worden aangebracht. De adviseurs voeren daartoe deze gegevens via een on-line computerverbinding rechtstreeks in het bestand van ACCES in.

De adviseurs worden door de Registratiebeheerder belast met het toezicht op de technische verwerking van de gegevens. Zij doen dit overeenkomstig de voorschriften die de Registratiebeheerder opstelt. Voorts verstrekken zij de gegevens overeenkomstig de instructies van de Registratiebeheerder.


GEBRUIK VAN GEGEVENS

Artikel 9

De adviseurs kunnen over de gegevens uitsluitend beschikken ten behoeve van hun eigen beroepsuitoefening, passende binnen de doelstelling van de Persoonsregistratie.

Het is de adviseurs verboden gegevens te raadplegen ten behoeve van derden en/of mailings.

De adviseur is verplicht tot strikte geheimhouding van de gegevens die hij door middel van ACCES kan verkrijgen. Voorzover de adviseurs de gegevens niet nodig hebben voor hun beroepsuitoefening, zijn de adviseurs gehouden de gegevens te vernietigen.

Bij besluitvorming op basis van de door toetsing verkregen gegevens zijn de adviseurs jegens cliënten verplicht de verkregen gegevens op een zorgvuldige wijze in de besluitvorming te betrekken.

Een ieder aan wie ingevolge dit artikel enig gegeven wordt verstrekt, is persoonlijk aansprakelijk voor een juist gebruik ervan. ACCES aanvaardt in dit opzicht generlei aansprakelijkheid.


TOEGANG TOT DE DATABANK

Artikel 10

Naast de adviseurs heeft uitsluitend de Registratiebeheerder toegang tot de databank slechts ter uitvoering van de aan hem (m/v) opgedragen werkzaamheden.

In verband met controledoeleinden kan ACCES een externe accountant (RA of AA) toegang verlenen tot de Databank onder de voorwaarde dat deze de Privacy Gedragscode zal aanvaarden.

Ten slotte geldt dat aan instanties die verstrekking op grond van wettelijke bepalingen kunnen vorderen, de gegevens aan ACCES verstrekt, bekend zullen worden gemaakt, onverminderd het bepaalde in artikel 13.


RECHT OP KENNISNEMING 

Artikel 11

Een ieder heeft na deugdelijke legitimatie, recht op kennisneming van de eventuele

gegevens die op zijn /haar naam bij ACCES staan geregistreerd.De procedure voor de uitoefening van het recht op kennisneming is als volgt:
a. de aanvrager vervoegt zich bij een bij de ACCES aangesloten adviseurs met een daartoe strekkend verzoek;
b. de adviseur, die contractueel verplicht is zijn medewerking te verlenen, vult aan de hand van het identiteitsbewijs van de aanvrager een daartoe bestemd formulier in, dat na ondertekening door de aanvrager, door de adviseur wordt gestuurd aan de Registratiebeheerder;
c. de Registratiebeheerder verstrekt binnen vier weken na ontvangst van een daartoe strekkend verzoek van de adviseur rechtstreeks aan de aanvrager per post de opgave van de eventueel geregistreerde gegevens.

De Registratiebeheerder zal de gegevens alleen verstrekken indien de identiteit van de aanvrager op een behoorlijke wijze kan worden vastgesteld en daarbij is gebleken dat de aanvrager tot inzage in de gegevens is gerechtigd.


PROTOCOLPLICHT 

Artikel 12

Iedere betrokkene heeft na een deugdelijke identificatie recht op een opgave van de namen van derde(n) aan wie in het jaar voorafgaande aan het jaar waarin het verzoek wordt gedaan, gegevens zijn verstrekt over hem of haar.

De procedure voor de uitoefening van het in lid 1 bedoelde recht is als volgt:
a. de aanvrager dient bij de Registratiebeheerder schriftelijk een daartoe strekkend verzoek in. De aanvraag dient vergezeld te zijn van een kopie van een geldig legitimatiebewijs (paspoort of rijbewijs);
b. de Registratiebeheerder verstrekt binnen vier weken na ontvangst van het desbetreffende verzoek, aan de aanvrager de gevraagde informatie. Indien de aanvrager tevens wil beschikken over de aard en inhoud van de gegevens die aan derden zijn verstrekt, dan is het bepaalde in lid 2a dienovereenkomstig van toepassing. Verder zullen de gegevens aan de aanvrager alleen dan per post worden toegezonden, indien hij dit uitdrukkelijk heeft aangegeven. Bij gebreke hiervan dienen de gegevens persoonlijk door de verzoeker ten kantore van de Registratiebeheerder in ontvangst te worden genomen.

Het bepaalde in artikel 11.3 is hierop van toepassing.


VERZOEK TOT CORRECTIE VAN GEGEVENS 

Artikel 13

Iedere cliënt heeft na deugdelijke legitimatie het recht te verlangen, gegevens die op zijn/haar naam foutief c.q. onvolledig zijn geregistreerd bij ACCES, te laten verbeteren.

De procedure voor de uitoefening van het in lid 1 bedoeld recht is als volgt:

a. de aanvrager dient bij de adviseur schriftelijk een verzoek in tot correctie onder opgave van de gegevens die naar het oordeel van de aanvrager onjuist c.q. onvolledig zijn;

b. de desbetreffende adviseur onderzoekt namens ACCES of de gegevens al dan niet in overeenstemming zijn met de feitelijke situatie;

c. wanneer de adviseur tot het oordeel komt dat een correctie op zijn plaats is, geeft hij schriftelijk opdracht aan de Registratiebeheerder de noodzakelijke verbetering of verwijdering aan te brengen;

d. de Registratiebeheerder verstrekt na ontvangst van de correctieopdracht aan de aanvrager een schriftelijke opgave van de geregistreerde gegevens. Deze gegevens zullen aan de aanvrager rechtstreeks worden toegezonden binnen acht weken na het daartoe strekkende verzoek.

Een verzoek als bedoeld in de leden 1 en 2 kan ook worden gericht aan de Registratiebeheerder. Deze zal alsdan het verzoek doorgeleiden naar de adviseur. Het bepaalde in lid 2 zal daarbij dienovereenkomstig van toepassing zijn.


BEVEILIGING

Artikel 14

De Registratiebeheerder ziet er op toe dat ten aanzien van de organisatie en de beveiliging alle maatregelen in acht genomen worden die zijn voorgeschreven in de door ACCES goedgekeurde voorschriften inzake de beveiliging van gegevens.


GESCHILLEN

Artikel 15

Elke geregistreerde persoon of rechtspersoon die van mening is, dat de Registratiebeheerder of een adviseur van ACCES niet of in onvoldoende mate voldoen aan de rechten van betrokkene als omschreven in de artikelen 11 tot en met 13 van deze Privacy Gedragscode, kan zich wenden tot de Arrondissementsrechtbank te Maastricht met het schriftelijke verzoek ACCES c.q. haar Registratiebeheerder te bevelen alsnog aan het desbetreffende verzoek te voldoen dan wel in schriftelijke vorm daaraan te voldoen. Gelijke bevoegdheid komt de betrokkene toe indien hij zich door enige mededeling over hem afkomstig van ACCES in zijn belangen geschaad acht.

Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 8 weken na ontvangst van het antwoord van ACCES Indien ACCES niet binnen de gestelde termijn heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 8 weken na die termijn.

Voor het overige is op deze geschillenregeling van toepassing hetgeen daaromtrent is bepaald in artikel 34 van de Wet Persoonsregistraties.
 

INZAGE VAN DE GEDRAGSCODE

Artikel 16

Dit Privacy Reglement ligt ter inzage bij:
ACCES, Vonderstraat 5 te Bunde

Een afschrift van deze regelingen kan kosteloos worden aangevraagd bij de Registratiebeheerder.

 

BEWAARPLICHT

Artikel 17

Er wordt een bewaartermijn van 10 jaar aangehouden van door ACCES verzamelde gegevens van personen in het kader van de wettelijke bewaarplicht.


SLOTBEPALING

Artikel 18

Dit Privacy Reglement is in werking getreden op 23 augustus 2002.

Deze gedragscode kan worden aangehaald als Privacy Reglement ACCES.

ACCES behoudt zich het recht voor de gedragscode aan te passen indien wijzigingen in de Wet en/of rechtspraak en/of maatschappelijke ontwikkelingen daartoe aanleiding geven.

 

© 2012 - 2018 Acces Arbeidsdeskundigen